1. Mevcut sistemi ve iş akışını keşfedin
Geçişe başlamadan önce mevcut adisyon sisteminde hangi süreçlerin gerçekten kullanıldığını çıkarın. Masa planı, hızlı satış, paket servis, mutfak yazıcısı veya ekranı, stok, reçete, cari hesap, kurye, şube ve raporlar için ayrı bir liste hazırlayın. Çalışanların sistem dışında tuttuğu defter, elektronik tablo veya mesaj grubu gibi yardımcı yöntemleri de kaydedin; çünkü yeni sistem yalnız görünen ekranların değil, günlük işin tamamının yerini alacaktır.
Her sipariş kanalını başlangıçtan kapanışa kadar izleyin. Siparişi kim açıyor, ürün notu nereye yazılıyor, mutfağa nasıl ulaşıyor, ödeme nerede kaydediliyor ve yönetici hangi rapora bakıyor? Bu soruların yanıtı, Online Adisyon modülleri arasından hangi bileşenlerin değerlendirilmesi gerektiğini gösterir. Mevcut sistemde kullanılmayan bir özelliği sırf geçmiş pakette bulunduğu için taşımak zorunda değilsiniz.
2. Menü, kullanıcı ve cihaz envanteri oluşturun
Menü ve ürünler
Kategori, ürün adı, fiyat, KDV bilgisi, seçenekler, ürün notları ve varsa reçete veya stok bağlantılarını tek bir gözden geçirilmiş kaynakta toplayın. Aynı ürünün farklı yazımlarla tekrarlandığı, kullanılmayan kategorilerin kaldığı veya fiyatların güncel olmadığı kayıtları geçişten önce ayıklamak daha güvenlidir. Hangi verinin dosyadan alınabileceğini, hangisinin elle girileceğini ve kim tarafından kontrol edileceğini yazılı olarak netleştirin.
Kullanıcılar ve yetkiler
Aktif çalışanları rol bazında listeleyin. Garson, kasiyer, mutfak, kurye, şube yöneticisi ve işletme sahibi için gereken erişimler farklı olabilir. Eski çalışanların hesaplarını yeni sisteme taşımayın. İndirim, ikram, iptal, hesap kapatma ve rapor görme gibi kritik izinlerin kimlerde olacağına işletme sahibi karar vermelidir.
Cihazlar ve bağlantılar
Kasa bilgisayarı, tablet veya el terminali, yazıcı, yazarkasa POS ve ağ bağlantıları için marka, model ve mevcut kullanım bilgisini kaydedin. Online Adisyon sitesinde Beko, Ingenico, Inpos ve Pavo için entegrasyon sayfaları bulunur; ancak kesin model ve yazılım sürümü uygunluğu kurulum öncesinde doğrulanmalıdır. Evrensel cihaz uyumluluğu varsayılmamalıdır.
3. Üçüncü taraf entegrasyonlarını ayrı planlayın
Online yemek platformu, kurye hizmeti, Caller ID, WhatsApp veya yazarkasa POS bağlantıları yalnız Online Adisyon kurulumu ile tamamlanmayabilir. Üçüncü taraf hesap sahipliği, yetki, onay, sözleşme veya cihaz erişimi gerekebilir. Hangi tarafın hangi adımı yapacağı ve beklenen onay süresi geçiş planında ayrı gösterilmelidir.
Yemeksepeti, Trendyol Go Yemek, GetirYemek, Migros Yemek ve Fuudy için listelenen sayfaları online yemek platformları merkezinden; MaxiJett, Caller ID ve WhatsApp seçeneklerini kurye ve iletişim entegrasyonları bölümünden inceleyin. Mevcut hesaplarınızın durumu ile sitedeki genel ürün bilgisini birbirine karıştırmayın.
Veri aktarımı sınırı: Eski sistemdeki menü, müşteri, cari, stok veya geçmiş satışların otomatik taşınacağına dair genel bir varsayım yapmayın. Aktarılacak veri kümesi, dosya biçimi, sorumlu taraf, kontrol yöntemi ve kapsam dışı kayıtlar teklif veya uygulama planında açıkça yazılmalıdır.
4. Canlıya geçmeden önce kabul senaryolarını çalıştırın
Test listesi, yalnız “program açılıyor” kontrolünden oluşmamalıdır. Her ana sipariş kanalı için gerçekçi bir örnek hazırlayın. Masa açma, seçenekli ürün ekleme, siparişi mutfağa iletme, ek ürün girme, hesap kapatma ve raporda bulma adımlarını tamamlayın. Paket servis kullanılıyorsa adres, kurye atama ve teslimat durumu; online platform kullanılıyorsa siparişin alınması ve durum güncellemesi ayrıca sınanmalıdır.
- Menü fiyatları, KDV bilgileri ve ürün seçenekleri doğru mu?
- Mutfak istasyonları veya yazıcı yönlendirmeleri doğru çalışıyor mu?
- Kullanıcılar yalnız kendilerine verilen işlemleri yapabiliyor mu?
- İptal, ikram ve düzeltme kayıtları beklenen rapora yansıyor mu?
- Yazarkasa POS adımı kullanılan modelle doğrulandı mı?
- Online sipariş ve kurye akışındaki üçüncü taraf onayları tamamlandı mı?
- Vardiya sonunda gerekli raporlar yetkili kullanıcı tarafından alınabiliyor mu?
Bulunan sorunları önem derecesine göre ayırın. Sipariş, ödeme veya mutfak akışını durduran bir hata çözülmeden canlı geçiş yapılmamalıdır. Görsel tercih veya daha sonra öğretilebilecek küçük kullanım soruları ayrı bir takip listesine alınabilir.
5. Eğitimi çalışan rolüne göre düzenleyin
Her çalışana bütün yönetim ekranlarını göstermek yerine günlük görevine uygun kısa senaryolar hazırlayın. Garson masa ve sipariş işlemlerini, kasiyer hesap kapatma ve düzeltmeleri, mutfak çalışanı hazırlık görünümünü, kurye teslimat adımlarını, yönetici ise kullanıcı ve rapor kontrollerini öğrenmelidir. Eğitim sırasında kullanılan örnek menünün canlı menüyle aynı olması, çalışanların geçiş gününde ekranı daha kolay tanımasını sağlar.
Vardiya başlangıcında kime danışılacağı ve teknik sorun kaydının hangi kanaldan açılacağı da açıklanmalıdır. Online Adisyon destek iletişimi için info@teknolya.com ve 0850 304 20 00 bilgileri yayımlanmıştır. İşletme içinde ise tek bir geçiş sorumlusu belirlemek, aynı sorunun farklı kişilerce tekrar iletilmesini azaltır.
6. Canlıya geçiş ve geri dönüş kararını önceden yazın
Geçiş zamanı mümkünse sipariş yoğunluğunun düşük olduğu bir döneme planlanmalıdır. Açık adisyonların nasıl kapatılacağı, yeni siparişlerin hangi andan itibaren Online Adisyon'a girileceği ve eski sisteme yalnız okuma amacıyla erişilip erişilmeyeceği belirlenmelidir. Aynı siparişin iki sisteme birden girilmesi, kasa ve rapor kayıtlarında karışıklık yaratabilir.
Geri dönüş ölçütü, geçiş günü başlamadan tanımlanmalıdır. Kritik sipariş veya ödeme akışı doğrulanamazsa hangi saate kadar yeni sistemde düzeltme beklenecek, ne zaman eski yönteme dönülecek ve geçişte oluşan kayıtlar nasıl uzlaştırılacak? Bu kararlar yazılı olduğunda ekip yoğunluk anında yeni bir yöntem icat etmek zorunda kalmaz. Geri dönüş, başarısızlık değil kontrollü risk yönetimidir.
7. İlk hafta kontrolü yapın
Canlı geçişten sonra menü, kullanıcı, entegrasyon ve rapor sonuçlarını günlük olarak gözden geçirin. Eksik ürün, yanlış yetki veya unutulan rapor ihtiyacı ilk vardiyalarda ortaya çıkabilir. Değişiklikleri tek bir listede toplayın ve her maddenin sorumlusunu belirleyin. Operasyon kararlı hâle gelmeden yeni modülleri aynı anda eklemek yerine temel akışın çalıştığını doğrulayın.
Kurulum ve test için yayımlanan genel hedef 1–3 iş günüdür; üçüncü taraf onayları, erişimlerin sağlanması ve özel kapsam bu süreyi etkileyebilir. Teslim ve destek çerçevesini Teslimat ve İade Şartları üzerinden, paket ve modül kapsamını ise Paketler / Fiyatlar sayfasından kontrol edin.
Geçiş envanterinizi görüşmeye hazırlayın
Mevcut menü, kullanıcı sayısı, cihaz modelleri, sipariş platformları ve kritik raporlarınızı listeleyerek demo veya teklif talebine ekleyin. Böylece kapsam ve bağımlılıklar daha erken görülebilir.